Trong nhiều trường hợp, bạn cần phải viết thư khiếu nại chính thức đến một số cơ quan chức năng. Ngày nay, nhiều trong số chúng được gửi bằng điện tử, mặc dù các quy tắc soạn thảo vẫn giống như với các phiên bản vật lý. Vì vậy, làm thế nào để bạn cần phải vẽ đúng tài liệu như vậy?
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu bằng cách chỉ định vị trí và tên của người nhận. Ví dụ: "Gửi kỹ sư trưởng của Công ty Cổ phần Polad Ivanov SS". Sau đó viết lời kêu gọi của bạn ở đầu bức thư. Nó thường bắt đầu bằng từ "Dear". Tiếp theo là tên đầy đủ và tên viết tắt của người nhận. Bạn cũng có thể viết "Kính gửi ông Ivanov" mà không cần cho biết tên của ông ấy. Địa chỉ nên được đặt chính xác ở giữa.
Bước 2
Viết lời mở đầu cho lá thư kháng cáo của bạn. Nêu rõ ràng và ngắn gọn lý do và mục đích của lá thư này. Người nhận từ đoạn văn này nên hiểu toàn bộ bản chất của bức thư. Ví dụ, bắt đầu như sau: "Tôi viết thư cho bạn về chất lượng không đạt yêu cầu của vòng bi mà bạn đã gửi cho chúng tôi từ … đến …".
Bước 3
Điền vào nội dung chính của bức thư. Theo quy tắc, nó bao gồm hai đến bốn đoạn, thể hiện mối quan tâm về vấn đề được nêu trong phần mở đầu. Cũng trong phần này, hãy nêu tất cả suy nghĩ của bạn về vấn đề này và về một giải pháp khả thi cho vấn đề. Cho biết những hành động cụ thể mà người nhận địa chỉ nên thực hiện để giải quyết vấn đề này trong tương lai gần. Sử dụng thời hạn, số lượng và câu rõ ràng.
Bước 4
Viết kết luận. Trong phần này, hãy hình thành tóm tắt của toàn bộ lá thư kháng cáo. Ví dụ: "Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ giải quyết được tình huống khó chịu này, và trong tương lai gần, sự hợp tác của chúng ta sẽ giống như trước đây."
Bước 5
Đặt một chữ ký chính thức, bao gồm tiêu đề của vị trí, cũng như họ tên của bạn. Điều này thường được đặt trước: "Trân trọng của bạn", "Trân trọng của bạn", "Với hy vọng được hợp tác hơn nữa", v.v. Lựa chọn tùy theo tình huống.
Bước 6
Viết tái bút hoặc tái bút. Phần nhỏ này nằm ngay dưới chữ ký. Nó hiếm khi được sử dụng trong các chữ cái có định dạng này, nhưng đôi khi nó vẫn có một vị trí nhất định. Phần tái bút thông báo cho người nhận thư về một số sự kiện quan trọng trong cuộc đời tổ chức của tác giả bức thư. Ví dụ: “P. S. Tôi xin thông báo với bạn rằng tỷ lệ từ chối trong một lô nguyên liệu nhận được cách đây 2 ngày đã tăng lên 19%!"
