Nếu tổ chức của bạn được hoặc được bổ nhiệm chịu trách nhiệm tổ chức một hội nghị khoa học, đây không chỉ là một chức năng danh dự, mà còn là một công việc tổ chức tuyệt vời, trong đó tất cả những điều nhỏ nhặt phải được tính đến.
Hướng dẫn
Bước 1
Tạo một ban tổ chức của hội nghị, thành phần của hội nghị sẽ được xác định theo thứ tự. Chỉ định một chủ tịch để lãnh đạo và điều phối các thành viên của ủy ban. Xác định thời gian của hội nghị và các nhiệm kỳ của ủy ban được thành lập. Theo thứ tự, hãy phản ánh cách bạn sẽ trả tiền cho những nhân viên là thành viên của nó. Gửi thông báo của hội nghị và trong tệp đính kèm chỉ ra các yêu cầu đối với báo cáo, khối lượng tóm tắt và thời hạn nộp của chúng.
Bước 2
Quyết định các nguồn tài trợ, đây có thể là nguồn tài trợ có mục tiêu từ ngân sách, thu hút sự tài trợ và quỹ của chính những người tham gia hội nghị.
Bước 3
Gửi lời mời đến tất cả những người tham gia hội nghị tiềm năng và chương trình dự kiến của hội nghị. Quyết định số lượng người tham gia và diễn giả sẵn sàng chia sẻ những phát triển khoa học và kết quả nghiên cứu của họ với đồng nghiệp. Hỏi người tham gia xem họ có cần đặt phòng khách sạn hay không và đặt trước.
Bước 4
Đồng ý với nhà in để xuất bản tóm tắt các báo cáo trong một tập tài liệu riêng và nếu cần thiết, đặt hàng chương trình của sự kiện để phát cho những người tham gia, huy hiệu có tên họ, viết tắt và tên của tổ chức.
Bước 5
Tùy theo số lượng người tham gia, hãy xác định bạn cần bao nhiêu phòng và thuê một phòng đặc biệt được trang bị để tổ chức các sự kiện loại này. Suy nghĩ xem cần trang bị thêm thiết bị nào, kiểm tra số lượng ổ cắm máy tính, màn hình chiếu cần thiết, v.v. Xem xét hoạt động của tiệc tự chọn, nơi những người tham gia cuộc họp có thể uống một tách cà phê và đồ ăn nhẹ trong giờ giải lao..
Bước 6
Hãy suy nghĩ về chương trình hội nghị, nếu cần thiết hãy chia nó thành các phần. Xem xét nơi có thể tổ chức các phần như vậy. Xem xét các bài phát biểu của khách mời hội nghị, ban tổ chức và những người tham gia chương trình. Đặt hàng văn phòng phẩm cho những người tham gia hội nghị - phù hiệu, sổ tay và bút là tiêu chuẩn.
Bước 7
Tạo các gói tài liệu, tài liệu quảng cáo và văn phòng phẩm để trao cho những người tham gia hội nghị cùng với huy hiệu.
