Biểu mẫu được gọi là tài liệu có định dạng nhất định, trên đó các trường và chi tiết được in ra, có hình thức và tên không đổi. Việc sử dụng biểu mẫu cho phép bạn giảm đáng kể thời gian soạn thảo tài liệu, chỉ điền vào những trường và thông tin chi tiết liên quan đến một tình huống cụ thể, một cá nhân hoặc pháp nhân, v.v. Để thuận tiện, hãy điền bằng tay, các biểu mẫu có thể được được dán nhãn và trang bị thêm bất kỳ biểu tượng thương hiệu nào. Đôi khi cần phải tự mình làm một mẫu như vậy.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu bạn nhìn vào bất kỳ biểu mẫu nào để điền, thì theo quy luật, biểu mẫu của nó khá đều đặn. Rất có thể, nó có thể được trình bày dưới dạng một bảng. Biểu mẫu đơn giản nhất sẽ chỉ là các hàng và cột có tên của các trường, biểu mẫu phức tạp hơn, một số ô sẽ được kết hợp theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Để tạo biểu mẫu, khả năng của bảng tính MS Excel hoặc trình soạn thảo văn bản MS Word là khá đủ. Đảm bảo rằng chúng đã được cài đặt trên máy tính của bạn.
Bước 2
Phác thảo tiêu đề thư của bạn. Tính toán số hàng và cột cần thiết trong đó, suy nghĩ về văn bản sẽ được đặt trong tiêu đề của nó, xem những ô nào sẽ cần được kết hợp thành một trường chung cho tiêu đề. Hãy suy nghĩ về kích thước giấy, có thể để tiết kiệm tiền, nó sẽ đủ để sử dụng với định dạng nhỏ hơn A4.
Bước 3
Nếu bạn làm việc trong MS Word, hãy bấm vào mục Bảng trên thanh menu và đặt nó bằng cách chỉ định số hàng và cột cần thiết sẽ được sử dụng trong tiêu đề thư của bạn. Cho biết rằng chúng sẽ có kích thước tùy ý, bạn luôn có thể điều chỉnh tùy thuộc vào nội dung văn bản của các ô. Trong MS Excel, một bảng như vậy sẽ xuất hiện ngay lập tức theo mặc định.
Bước 4
Kết hợp tất cả các ô trong dòng đầu tiên và viết tên tiêu đề thư của bạn vào đó, tô đậm và căn giữa nó theo chiều rộng.
Bước 5
Điền vào tiêu đề của biểu mẫu - tên của các cột. Nếu nội dung biểu mẫu yêu cầu thì điền tên các dòng vào cột đầu tiên. Trong trường hợp đơn giản nhất, nó có thể chỉ là đánh số thứ tự.
Bước 6
Nếu cần, hãy để lại các trường chữ ký với tên chức vụ và tình trạng của những người sẽ ký vào biểu mẫu.
