Các tài liệu có thể được ký theo nhiều cách. Thiết kế của nó phụ thuộc vào loại tài liệu và được xác định bởi các tiêu chuẩn của tiểu bang về tài liệu quản lý và luật liên bang.
Các từ "chữ ký" và "danh sách" là từ viết tắt, tức là các từ có cùng gốc, giống nhau về âm thanh. Chữ ký là một cách viết tay của họ, một dấu hiệu cá nhân để xác nhận một tài liệu, nó mang tính cá nhân như một dấu vân tay. Nếu không có chữ ký, tài liệu được coi là không hợp lệ. Mặt khác, tranh là một bức tranh trang trí hoặc tranh vẽ trang trí tường, bát đĩa, vải vóc, v.v. Ví dụ, bức tranh "dưới Khokhloma". Cụm từ "dưới chữ ký" trong luật được sử dụng theo nghĩa của động từ "ký". Bản fax (fax mô phỏng - làm điều gì đó giống như vậy) là một con dấu, một khuôn sáo, với sự trợ giúp của chữ ký viết tay của một người ký nhiều tài liệu được sao chép. Cô yên tâm về khối lượng lớn những giấy tờ đó không bao hàm trách nhiệm vật chất - giấy chứng nhận, thư từ. Facsimile là nhu cầu ở các công ty có quy trình làm việc lớn, nơi mà người quản lý không thể đặt chữ ký cá nhân trên tất cả các giấy tờ. Theo Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga, các tài liệu fax có hiệu lực pháp lý. Bản fax không được khuyến khích sử dụng trên các tài liệu chính thức. Luật pháp nghiêm cấm việc đưa những lời lẽ sáo rỗng vào một số tài liệu báo cáo nghiêm ngặt. Người đặt chữ ký trên tài liệu một cách cá nhân. Một bản fax có thể được gửi bởi bất kỳ người nào được ủy quyền để thực hiện một hành động như vậy. Thủ tục lưu trữ và sử dụng các từ ngữ trong một tổ chức thường được quy định trong một đạo luật địa phương - các quy định, hướng dẫn. Nó chỉ định một danh sách các giấy tờ mà các bản fax có thể được dán và xác định một người hoặc một nhóm người có nhiệm vụ bao gồm đảm bảo sự an toàn của lời nói sáo rỗng và việc sử dụng nó. Ngoài ra, trách nhiệm pháp lý khi vi phạm lệnh này được quy định. Với sự phát triển của công nghệ điện tử, chữ ký điện tử đã xuất hiện. Tài liệu điện tử được ký với một chữ ký như vậy được công nhận trong các trường hợp không cần thiết phải lập tài liệu trên giấy. Các vấn đề về sử dụng chữ ký điện tử được quy định bởi Luật Liên bang "Về Chữ ký số Điện tử".
