Tin nhắn điện thoại là một tin nhắn ngắn nhưng quan trọng được gửi qua điện thoại. Vì vậy, hầu hết họ thường thông báo về việc tổ chức các cuộc họp, phiên họp, cuộc họp. Tin nhắn điện thoại cũng có thể chứa một lệnh khẩn cấp từ người đứng đầu. Tin nhắn điện thoại đến, bạn nhận và gửi đi, bạn truyền. Cả hai loại đều có thiết kế tương tự nhau.
Hướng dẫn
Bước 1
Ở góc trên bên trái của tờ giấy, hãy đặt tên đầy đủ của tổ chức của bạn và tên của đơn vị cơ cấu, ví dụ: "Hành chính của thành phố N.", nếu cần. và Bộ Giáo dục.
Bước 2
Ở góc trên bên phải, viết người nhận tin nhắn điện thoại. Cho biết chức vụ, họ và tên viết tắt của người đó: "Giám đốc Trường số 37 Ivanov II". Nếu có nhiều người nhận thì không cần ghi họ: “Giám đốc các trường học trên địa bàn thành phố N.”. Đính kèm danh sách đầy đủ các tổ chức mà nó đã được gửi vào tin nhắn điện thoại.
Bước 3
Hai dòng bên dưới, đặt từ "Telephonogram" và số sê-ri của nó. Đối với một tin nhắn điện thoại đi, vui lòng cho biết ngày soạn tin nhắn dưới đây.
Bước 4
Sau đó, theo nội dung thực tế của tin nhắn điện thoại: “Vào ngày 22 tháng 2, lúc 17h, một cuộc họp sẽ được tổ chức tại phòng giáo dục về việc cải thiện hoạt động của các trường học trong thành phố. Hiệu trưởng nhà trường phải đi học nghiêm túc. Khi chuẩn bị nội dung của một tin nhắn điện thoại, hãy tránh những từ và cụm từ khó hiểu bằng tai và khó phát âm. Hãy nhớ rằng thông điệp phải đầy đủ thông tin và ngắn gọn - không quá 50 từ.
Bước 5
Khi truyền một tin nhắn điện thoại, hãy phát âm các từ rõ ràng, đặc biệt là địa chỉ, họ, tên và tên viết tắt của người, tên đường, ngày và thời gian của các sự kiện. Cuối cùng, hãy nhớ đọc lại văn bản và đảm bảo rằng người đối thoại của bạn đã viết mọi thứ một cách chính xác. Hãy lắng nghe cẩn thận khi nhận tin nhắn qua điện thoại. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy làm rõ chúng ngay lập tức.
Bước 6
Dưới dòng chữ chính là chức vụ, họ và tên viết tắt của người đứng đầu đã ký điện thoại: "Trưởng Phòng Giáo dục Petrov P. P." Văn bản gửi đi cũng phải có chữ ký cá nhân của anh ta.
Bước 7
Ở cuối trang, nhập thông tin về những nhân viên đã làm việc với tin nhắn điện thoại. Thông thường, chức vụ, họ và tên viết tắt của người gửi tin nhắn, số điện thoại văn phòng của anh ta, cũng như ngày và giờ truyền tin được đặt ở bên trái. Bên phải là thông tin về người nhận hồ sơ: chức vụ, họ và tên viết tắt, số điện thoại, ngày giờ nhập học.
Bước 8
Một tin nhắn điện thoại gửi đi được tạo thành một bản sao và được lưu trữ trong một thư mục đặc biệt. Tốt hơn là bạn nên có một tin nhắn đến thành hai bản: bản đầu tiên bạn đưa cho người quản lý để làm việc tiếp theo, bản thứ hai bạn cho vào một thư mục để lưu giữ an toàn.
