Một số bức thư kết thúc mơ hồ đến nỗi người nhận thư bối rối: anh ta phải đọc lại văn bản để hiểu bản chất. Do không có thời gian, người nhận có thể vứt bỏ lá thư hoặc làm điều gì đó để phân tâm và không còn tìm hiểu kỹ tình huống đã nêu. Phần kết thúc rõ ràng, ngắn gọn và có thẩm quyền nhấn mạnh sự tôn trọng đối với người đọc và giúp nhanh chóng phản hồi một yêu cầu hoặc yêu cầu.
Hướng dẫn
Bước 1
Nêu những gì bạn muốn nói trong ba điểm. Có vẻ như những suy nghĩ được trình bày rõ ràng, nhưng sự cảm nhận thông tin phụ thuộc vào trạng thái của người đọc. Do đó, hãy đọc lại văn bản và viết ra ba suy nghĩ chính một cách riêng biệt. Đây có thể là dữ kiện, ngày tháng, tên, v.v. Ở đây không cần cảm xúc, hãy viết ngắn gọn, trong vài từ, vì bạn chỉ cần tóm tắt, nhắc lại những điểm chính.
Bước 2
Viết ra ba hành động cho người nhận email. Phản ứng của người dân có thể không thể đoán trước được. Đối với bạn, dường như có thể phản ứng dứt khoát với thông tin được trình bày, nhưng một người làm điều đó tùy thuộc vào thói quen và ý định của cá nhân. Nếu bạn không trình bày rõ ràng những gì bạn mong đợi ở người đọc, họ sẽ không hiểu hoặc nói rằng mình không hiểu.
Bước 3
Sắp xếp danh sách từ các bước trước theo thứ tự quan trọng giảm dần. Phần kết của bức thư đôi khi giống như lời cuối cùng tại phiên tòa: ấn tượng của người nhận bức thư, kết luận và hậu quả phụ thuộc vào điều này. Loại bỏ các mục khỏi danh sách có thể được bỏ qua mà không ảnh hưởng đến ý nghĩa của thông điệp. Đặt danh sách ngắn còn lại ở cuối bức thư để người đọc không bỏ sót bất cứ điều gì.
Bước 4
Cho biết khung thời gian. Nếu bạn đang chờ đợi phản hồi về bức thư, hãy nói cụ thể về những mong đợi của bạn. Một số người có xu hướng trì hoãn cho đến khi cuối cùng, vì vậy việc xác định thời gian cụ thể có thể không thừa.
Bước 5
Để lại chi tiết liên hệ của bạn. Phóng viên của bạn sẽ có thể nhanh chóng tìm thấy điện thoại của bạn. Hãy lường trước những tình huống như vậy và đề phòng những thông tin cần thiết trong bức thư, ngay cả khi bạn chắc chắn rằng người nhận đã nắm được thông tin đó.
Bước 6
Lịch sự, nói điều gì đó tốt đẹp, cảm ơn bạn đã dành thời gian. Người nhận thư sẽ phản ứng sẵn sàng hơn và liên lạc nhanh hơn nếu bức thư làm hài lòng anh ta hoặc khiến anh ta không gặp phải những trải nghiệm khó chịu.
Bước 7
Đảm bảo ký tên vào tin nhắn: điều này tạo ra cảm giác như đang giao tiếp thực sự. Điều quan trọng là người đó phải tập trung vào câu trả lời và thực hiện nó một cách có trách nhiệm. Hãy làm gương và mọi người sẽ đối xử với bạn theo cách tương tự.
