Ngày nay, khi nhiều doanh nghiệp Nga có đối tác làm ăn ở nước ngoài, việc trao đổi đoàn đã trở thành thông lệ. Điều này giúp làm quen với việc sản xuất tại chỗ, làm quen với những người cùng làm việc với họ, đánh giá tình hình và nhanh chóng giải quyết các vấn đề kinh doanh. Khi gặp một đoàn đại biểu, có một số vấn đề về tổ chức cần lưu ý.
Hướng dẫn
Bước 1
Ở giai đoạn chuẩn bị, thảo luận về quy mô của đoàn, lưu ý rằng các vấn đề làm việc được giải quyết càng nhanh, nó càng nhỏ. Ngoài ra, hãy chọn đội hình của phe bạn sao cho số người tham gia xấp xỉ với số người bạn sẽ gặp. Thảo luận về ngôn ngữ mà cuộc đàm phán sẽ được tổ chức và chuẩn bị thông dịch viên ngay cả khi khách đi cùng.
Bước 2
Tìm hiểu về những vấn đề có thẩm quyền giải quyết vấn đề này hoặc thành viên đoàn đại biểu kia, vì ở phương Tây, sự phục tùng được tuân thủ rất nghiêm ngặt. Bạn nên chuyển sang một trong những khách để chắc chắn rằng, theo nhiệm vụ của mình, anh ta có quyền cung cấp thông tin.
Bước 3
Thảo luận trước về những vấn đề sẽ cần được giải quyết và chuẩn bị tất cả các tài liệu có thể được yêu cầu. Thảo luận về những tài liệu nào sẽ được ký kết sau khi kết thúc đàm phán. Thống nhất về lịch trình - họ sẽ bắt đầu lúc mấy giờ, kéo dài bao lâu và khi nào thì nghỉ.
Bước 4
Nếu phái đoàn do một người đủ quan trọng dẫn đầu, hãy gửi lời mời càng sớm càng tốt để nhấn mạnh sự tôn trọng và tăng khả năng chuyến thăm sẽ diễn ra và người đó sẽ không có các cuộc họp khác được lên lịch trong thời gian này.
Bước 5
Chuẩn bị một phòng họp riêng biệt, thoải mái, đảm bảo rằng mỗi người tham gia cuộc họp được cung cấp một nơi thoải mái. Tích trữ nước ngọt, cà phê, bánh quy và các món ăn đẹp mắt. Đừng quên gạt tàn thuốc nếu bạn không phiền để những người có mặt châm thuốc trong cuộc họp.
Bước 6
Đồng ý xem có cần thiết phải ghi lại cuộc đàm phán hay không, sự đồng ý phải được cả hai bên đưa ra. Hãy chắc chắn rằng khách đang ngồi đối diện với cửa ra vào, mẹo tâm lý này sẽ khiến họ cảm thấy thư thái hơn. Và đảm bảo rằng bạn không bị phân tâm bởi những cuộc điện thoại trong cuộc họp.
Bước 7
Tốt hơn hết là một cô gái xinh xắn và tươi cười đến gặp đoàn và đưa đến tận nơi đàm phán. Cô ấy có thể đợi khách ở sảnh của tòa nhà nơi sẽ tổ chức các cuộc đàm phán. Khi khách đến điểm hẹn, cần giới thiệu ngay cả hai đoàn với nhau để những người muốn ngồi bên cạnh thực hiện.
