Khi liên hệ với một số tổ chức, thư của biểu mẫu đã được thiết lập được sử dụng. Trong những trường hợp như vậy, các mẫu thư được phát hành theo yêu cầu. Nếu không có hình thức được phát triển, bức thư được biên soạn dưới bất kỳ hình thức nào, có tính đến một số sắc thái.
Hướng dẫn
Bước 1
Tạo một tiêu đề thư.
Bạn có thể chỉ định các thông tin sau - vị trí và tên của người nhận, chức vụ và tên của người gửi, tổ chức của người gửi và số điện thoại liên hệ của người gửi. Nếu người gửi ở thành phố khác, bạn có thể chỉ định địa chỉ gửi thư đầy đủ. Tiêu đề thường nằm ở phía bên phải của trang.
Bước 2
Nêu bản chất của bức thư và cung cấp bất kỳ nhận xét cần thiết nào.
Cố gắng hình thành ý chính trong hai hoặc ba câu. Và sau đó nhận xét về nó và viết chi tiết hơn, nếu cần thiết. Trong thư thương mại, người ta mong muốn đặt các sự kiện, số liệu, không có bất kỳ cảm xúc nào. Các chữ cái mang dấu ấn cá nhân nên phản ánh trải nghiệm cá nhân.
Bước 3
Nhập ngày tháng và ký tên vào bức thư.
Nếu cần, hãy giải thích thẩm quyền của bạn trên cơ sở mà lá thư được viết. Cơ sở đó có thể là giấy ủy quyền.
Bước 4
Đặt các biểu đồ, bảng, số liệu giải thích trên một trang tính riêng.
Đừng mong đợi người nhận yêu cầu thêm thông tin. Bạn có thể không có cơ hội thứ hai để hỏi một câu hỏi quan trọng. Do đó, trong một hình thức ngắn gọn, cung cấp cho tất cả các sắc thái cần thiết.
Bước 5
Trước khi gửi, hãy nhớ đọc to email cho ai đó nghe. Hỏi người trợ lý xem anh ta hiểu bản chất của bức thư như thế nào. Nếu lời nói của anh ấy không trùng với mục đích của thông điệp của bạn, bạn nên xây dựng bức thư theo cách khác, bởi vì người nhận cũng có thể không hiểu điều quan trọng nhất theo quan điểm của bạn.
