Các thiết chế lưu trữ không chỉ lưu trữ tài liệu mà còn cung cấp cho công dân quyền truy cập thông tin lưu trữ. Một trong những cách để hiện thực hóa khả năng này là truy cập vào các tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những người có thể đến thăm các phòng đọc và cách họ làm việc.
Cần có các phòng đọc trong kho lưu trữ lịch sử nhà nước để du khách có thể làm việc với tài liệu. Theo quy định, các nhà nghiên cứu làm việc với các tài liệu với mục đích viết báo cáo khoa học, bài báo, sách, cũng như những người vẽ cây phả hệ.
Để đến phòng đọc, bạn cần đến kho lưu trữ mang theo chứng minh nhân dân (hộ chiếu, bằng lái xe), điền vào đơn đăng ký và đơn ghi rõ chủ đề công việc. Hiện nay, trong nhiều kho lưu trữ, việc này có thể được thực hiện bằng e-mail, gửi tài liệu đã scan và khi đến thăm phòng đọc, bạn phải cung cấp chúng ở dạng nguyên bản.
Những người đang tìm kiếm thân nhân, những thông tin cần thiết trong 75 năm qua, cần có giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng với họ. Vì vậy, nếu bạn cần thông tin về việc gia nhập Komsomol của ông nội của bạn theo diện của cha, thì bạn phải có giấy tờ của cha bạn và các giấy tờ của bạn (giấy khai sinh, hộ chiếu mà bạn có thể theo dõi họ, cũng như giấy đăng ký kết hôn. đối với phụ nữ). Ngoài ra, một nhân viên của phòng đọc phải cho khách làm quen với nội quy làm việc.
Sau khi làm thủ tục giấy tờ trong phòng đọc, khách được cung cấp hướng dẫn và các phương pháp hỗ trợ khác: danh sách, sổ đăng ký kiểm kê, chỉ mục, danh mục) Sau đó, người sử dụng đã quen với việc kiểm kê quỹ.
Kho lưu trữ là thư mục lưu trữ chứa danh sách được hệ thống hóa các đơn vị lưu trữ của quỹ lưu trữ, tập hợp và dùng để hạch toán và công bố nội dung của chúng.
Khách truy cập đưa ra một yêu cầu trong đó anh ta chỉ ra các trường hợp đã chọn. Các giới hạn về số lượng các trường hợp được thiết lập bởi các cơ quan lưu trữ phù hợp với các quy tắc làm việc. Nhà nghiên cứu sẽ không thể nhận các tập tin ngay lập tức, nhưng sau thời gian cũng được thiết lập bởi các quy tắc của kho lưu trữ. Thông thường khoảng thời gian là 1 đến 3 ngày. Thực tế là hàng ngàn tài liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ, và đơn giản là không thể lấy chúng nhanh chóng. Các trường hợp được lưu trữ trong các kho lưu trữ lớn, thậm chí có thể nằm trong các tòa nhà khác nhau, nếu kho lưu trữ có nhiều tòa nhà. Do đó, cần có thời gian để tìm ra các trường hợp. Ngoài ra, nhân viên trước khi phát hành phải xem qua từng trang từng trường hợp và ghi lại sự hiện diện của tất cả các tài liệu. Chỉ sau đó, các trường hợp mới có thể vào phòng đọc.
Bạn cũng cần phải chuẩn bị cho thực tế là một số tài liệu nhất định có thể bị đóng đối với người dùng. Điều này là do bí mật của một số thông tin (bí mật nhà nước, thông tin cá nhân, v.v.). Các tài liệu bị hạn chế chỉ có thể được xem bởi nhân viên lưu trữ. Nếu nhà nghiên cứu cần thông tin nhất định từ các tài liệu đó, anh ta có thể đặt hàng chứng chỉ (điều tra pháp lý xã hội hoặc chuyên đề), chứng chỉ này sẽ được thực hiện trong khung thời gian đã thiết lập.
Ngoài ra, đôi khi hạn chế có thể được cho là do tình trạng vật chất của tài liệu không tốt.
Sau khi được cấp vào phòng đọc, nghiên cứu viên có quyền làm việc với tài liệu, trích lục tài liệu. Theo quy định, sao chép (chụp ảnh, quét, photocopy) là một dịch vụ trả phí.
Sau khi người nghiên cứu thực hiện xong các công việc cần thiết, hồ sơ được bàn giao cho nhân viên của phòng đọc, người này sẽ chuyển chúng vào kho lưu trữ. Nhân viên lưu trữ kiểm tra sự hiện diện và tình trạng của tài liệu từng trang một, sau đó đặt chúng vào vị trí.
Một số quy tắc đã được phát triển về những gì có thể và có thể được thực hiện trong phòng đọc. Vì vậy, ví dụ, nghiêm cấm mang thức ăn vào phòng đọc, mặc áo khoác ngoài, với túi lớn và gói. Tốt hơn là làm việc với các tài liệu bằng găng tay - bằng cách này bạn có thể kéo dài độ an toàn của chúng và bảo vệ bản thân khỏi bụi. Thực tế là sau khi lật bằng ngón tay của bạn, các dấu vết mỡ mồ hôi trên giấy vẫn còn trên các tờ giấy, điều này cũng phá hủy nó. Tất nhiên, bạn không thể xé tờ giấy, xé chúng ra khỏi hộp đựng, viết lên chúng. Rốt cuộc, mọi tài liệu lưu trữ đều chứa một lịch sử. Anh ấy là duy nhất trong chính mình. Chúng ta có thể lưu tài liệu càng lâu thì chúng càng có thể phục vụ chúng ta lâu hơn vì lợi ích của chúng ta.
