Công tác lưu trữ nảy sinh gắn liền với nhu cầu tích lũy, hệ thống hóa và lưu trữ thông tin. Nhưng trước hết, tài liệu lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của các cơ quan chức năng và công dân trong việc thu thập thông tin thất lạc, bảo quản cẩn thận trong kho lưu trữ. Khi cần khôi phục thông tin về thân nhân, thông tin có tính chất pháp lý - xã hội hoặc tính chất khác thì phải viết đơn yêu cầu vào kho lưu trữ phù hợp.
Hướng dẫn
Bước 1
Cơ quan lưu trữ có các quy tắc nhất định để xử lý các yêu cầu từ công dân, pháp nhân và cơ quan chức năng, do đó, chìa khóa thành công là tuân theo các quy tắc đơn giản. Đầu tiên, yêu cầu phải chứa thông tin về người gửi. Đối với một cá nhân, đây là họ, tên và chữ viết tắt của một tổ chức - tên và các chi tiết nhận dạng.
Bước 2
Thứ hai, trong văn bản yêu cầu, bạn phải chỉ ra địa chỉ trả hàng của mình, nếu không nhân viên lưu trữ sẽ không thể gửi phản hồi cho bạn.
Bước 3
Thứ ba, cần phải hình thành câu hỏi của bạn càng rõ ràng càng tốt. Nếu bạn bắt đầu thu thập thông tin về tổ tiên của mình, bạn không cần phải mô tả chi tiết lịch sử của gia đình mình. Không cần thiết phải hình thành những mong muốn mơ hồ; cần đặc biệt chú ý đến việc xây dựng câu hỏi. Thực tế là theo quy chế làm việc với đơn kháng nghị của công dân và tổ chức, yêu cầu của bạn trước hết sẽ được gửi đến thủ trưởng kho lưu trữ để xem xét. Người đứng đầu sẽ quyết định việc phân loại vấn đề: gia phả, chuyên đề hay pháp lý xã hội. Căn cứ vào tính chất của yêu cầu, người quản lý lưu trữ sẽ chuyển cho bộ phận phù hợp để thực hiện. Rõ ràng là các từ ngữ càng mơ hồ thì càng có nhiều khả năng xác định sai bản chất của yêu cầu và việc chỉ định người thực hiện. Yêu cầu sẽ "đi bộ" từ bộ phận này sang bộ phận khác, và trong thời gian chờ đợi, bạn sẽ đợi câu trả lời.
Bước 4
Cuối cùng, cần xác định phạm vi thông tin được yêu cầu, ví dụ, theo thứ tự thời gian hoặc lãnh thổ. Yêu cầu tìm tất cả tên họ của bạn là vô ích, bạn phải cho biết niên đại và ranh giới lãnh thổ để tìm người thân của bạn.
