Trong bất kỳ văn phòng nào và trong sản xuất, nhân viên thường làm việc với nhiều loại tài liệu khác nhau, vì vậy khả năng soạn thảo các tài liệu chính thức, kinh doanh là cần thiết cho mọi người. Đồng thời, có những yêu cầu chung phải được tuân thủ khi lập bất kỳ tài liệu nào - thư kinh doanh, mệnh lệnh, chức vụ, chỉ dẫn, v.v.
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu soạn thảo tài liệu bằng cách làm rõ tính khả thi của nó và phạm vi các vấn đề cần được giải quyết. Điều này sẽ giúp bạn xác định loại tài liệu và hình thức của nó, điều này quyết định phần lớn bản chất và phong cách trình bày nội dung của nó.
Bước 2
Xem xét các luật và quy định của chính phủ và cơ quan quản lý cách giải quyết các vấn đề này. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, thể hiện trình độ hiểu biết của bạn và cho phép bạn tạo ra một tài liệu đáp ứng đầy đủ quy trình đã thiết lập để xử lý và giải quyết các vấn đề công việc. Điều này cũng sẽ giúp xác định người nhận, cơ quan phê duyệt và điều phối và đảm bảo rằng nội dung của tài liệu này và hình thức thẩm quyền của tổ chức này.
Bước 3
Nghiên cứu văn bản của các văn bản hành chính và quy định để văn bản được soạn thảo không mâu thuẫn với chúng, không trùng lặp chúng. Muốn vậy, cần phải có một cơ sở dữ liệu điện tử về các tài liệu đó.
Bước 4
Thu thập thông tin về giá trị của các vấn đề cần giải quyết, lập dự thảo văn bản. Khi soạn thảo, hãy sử dụng văn bản stencil và các cụm từ và cách diễn đạt chuẩn thường được sử dụng trong các tài liệu kinh doanh. Khám phá các tài liệu khác đã được phát triển trong tổ chức hoặc hệ thống doanh nghiệp ngang hàng của bạn và lấy phong cách viết của chúng làm cơ sở.
Bước 5
Nội dung chính của tài liệu nhằm gây ra một số hành động, để thuyết phục. Nó phải được lập luận và logic. Các từ ngữ phải được tuân thủ nghiêm ngặt về mặt pháp lý. Trước hết là các yêu cầu về độ tin cậy và tính khách quan của thông tin được trình bày. Văn bản phải chính xác, đầy đủ thông tin và ngắn gọn nhất có thể. Đương nhiên, không được có lỗi ngữ pháp, dấu câu hoặc văn phong trong đó. Trong trường hợp trong tài liệu bạn đề cập đến thông tin có trong nguồn hoặc tài liệu khác, bạn phải chỉ ra tất cả đầu ra của nó.
Bước 6
Chỉnh sửa tài liệu dự thảo và phối hợp với những người được ủy quyền. Sau đó, lập hồ sơ theo định mức đã được chấp nhận và ký tên.
