Họp báo là một thành phần quan trọng trong các hoạt động PR của bất kỳ công ty nào. Nhờ có họ, phương tiện truyền thông và công chúng quan tâm có thể nhận được thông tin cập nhật ngay từ đầu theo nghĩa đen từ các đại diện chính thức của một tổ chức cụ thể và ban quản lý của các công ty có thể bày tỏ quan điểm của mình về những vấn đề quan trọng nhất đối với họ. Nhưng để cuộc họp báo mang lại kết quả thực sự tốt thì nó phải được tổ chức hợp lý.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu bạn được giao trọng trách tổ chức và tổ chức một cuộc họp báo, trước hết, hãy xác định mục tiêu bạn muốn đạt được: kể về bất kỳ thành công nào của công ty bạn, thu hút sự chú ý của công chúng đến một số vấn đề, giới thiệu một người nào đó trước công chúng trong ánh sáng chiến thắng, v.v.. P. Sau đó chọn địa điểm và thời gian họp báo. Hãy nhớ rằng các hoạt động này được thực hiện tốt nhất vào giữa tuần làm việc (Thứ Ba-Thứ Tư-Thứ Năm) vào buổi sáng hoặc buổi chiều, nhưng không muộn hơn 4 giờ chiều.
Bước 2
Chọn địa điểm tổ chức họp báo dựa trên khả năng tổ chức của công ty bạn và số lượng khách mời dự kiến. Xin lưu ý rằng cần có đủ chỗ ngồi cho các thành viên của báo chí. Đảm bảo trước rằng có micro trong phòng, màn hình chiếu (nếu cần) và không gian trống để lắp camera TV.
Bước 3
Lập danh sách các phương tiện truyền thông và tổ chức có đại diện mà bạn muốn gặp tại sự kiện của mình. Chuẩn bị và gửi thông cáo báo chí và lời mời ít nhất hai tuần trước sự kiện đã lên lịch của bạn. Sau khi lời mời đã được gửi đi, bạn nên gọi điện trực tiếp cho người nhận và tìm hiểu về quyết định tham dự hay không tham dự cuộc họp báo của họ. Do đó, bạn sẽ không chỉ xác định số lượng khách mời trong tương lai, mà còn nhắc nhở thêm về sự kiện của bạn nếu mọi người quên nó hoặc không nhận được thông cáo báo chí của bạn.
Bước 4
Chuẩn bị các tài liệu thuyết trình cần thiết cho tất cả những người tham gia cuộc họp báo trong tương lai. Bộ tài liệu của người tham gia thường bao gồm một bản sao của thông cáo báo chí, danh sách các quan chức sẽ phát biểu tại cuộc họp báo với họ tên và chức vụ của họ, chương trình nghị sự (thứ tự và chủ đề của bài phát biểu), tài liệu quảng cáo và khuyến mại. Sẽ tốt hơn nhiều nếu tất cả các tài liệu thuyết trình cho mỗi người tham gia được thiết kế thành một bộ duy nhất trong một thư mục công ty có biểu tượng của tổ chức.
Bước 5
Nếu bạn dự định giới thiệu công nhận cho những người tham gia, hãy thông báo trước cho họ về điều này và cho họ biết bạn cần dữ liệu gì (tên, chức vụ, chi tiết hộ chiếu, v.v.). Chuẩn bị trước huy hiệu tên cho tất cả những người tham gia và thẻ được đặt trên bàn ghi tên và chức danh cho người phát biểu. Nếu cuộc họp báo được lên kế hoạch trong một thời gian đủ dài, hãy đảm bảo rằng các điều kiện để người tham gia được thoải mái: tiệc tự chọn với đồ uống và đồ ăn nhẹ, phòng hút thuốc và phòng vệ sinh, sắp xếp thời gian để nghỉ ngơi.
Bước 6
Sau cuộc họp báo, hãy chắc chắn liên hệ với các tòa soạn của các phương tiện truyền thông tham dự và hỏi về các tài liệu được thực hiện nhờ nó. Yêu cầu bản sao của các ấn phẩm nếu không được đồng ý trước đó.
