Phần lớn phụ thuộc vào tính đúng đắn của bức thư: người nhận sẽ cảm nhận thông tin như thế nào, có hiểu bản chất của câu hỏi đặt ra hay không, thái độ của anh ta đối với người gửi. Nếu một người định viết một lá thư, anh ta phải làm điều đó một cách thành thạo và anh ta chắc chắn phải tuân thủ một cấu trúc chặt chẽ của bài trình bày.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước hết, bạn cần cho biết chính xác địa chỉ của người nhận. Hơn nữa, điều quan trọng là người nhận phải biết ai đã gửi bức thư, nếu không nó có thể bị bỏ vào thùng rác. Địa chỉ gửi lại rất quan trọng trong trường hợp thư không được chuyển đến người nhận vì bất kỳ lý do gì.
Bước 2
Thư kinh doanh được in trên máy tính, ngay cả khi người gửi có chữ viết tay thư pháp. Một lá thư thân thiện được viết bằng tay, nó mang lại một sự gần gũi trong giao tiếp.
Bước 3
Trên dòng đầu tiên của lá thư, theo quy luật, có một lời chào ở giữa. Nó định vị người nhận đối với người gửi. Kháng nghị cá nhân cho thấy rằng bạn hiểu bạn đang viết thư cho ai.
Bước 4
Phần chính chứa thông tin mà người nhận đang cố gắng truyền đạt cho người nhận. Trong một bức thư thương mại, sau một đoạn giới thiệu ngắn, trong đó nêu rõ lý do của bức thư, bản chất của vấn đề được đặt ra: các số liệu và sự kiện được chỉ ra. Trong một lá thư thân thiện, trước khi nói về công việc của mình, nên hỏi về công việc của người đối thoại: hai hoặc ba câu để người đối thoại hiểu, họ quan tâm đến mình, người đó được nghe và hiểu.
Bước 5
Kết luận, cần phải nói lời chia tay, nên sử dụng các cụm từ công thức: với sự tôn trọng, với tình yêu. Một lá thư kinh doanh phải có chữ ký và ngày tháng; một lá thư thân thiện có thể có hình vẽ dưới dạng trái tim, nụ hôn hoặc gấu bông.
