Thông thường, đưa ra các khiếu nại chống lại các tổ chức và nhân viên của họ dưới hình thức khiếu nại, đây là một loại tuyên bố mô tả tình huống và điều kiện mà quyền của người nộp đơn bị vi phạm hoặc vi phạm, cũng như yêu cầu hành động chống lại một người đã thực hiện vi phạm này. Phản hồi cho khiếu nại phải được viết thành văn theo quan điểm pháp lý. Việc đóng khung câu trả lời khiếu nại của bạn một cách chính xác sẽ giúp bảo vệ lợi ích của bạn.
Hướng dẫn
Bước 1
Đầu tiên, khi bạn nhận được đơn khiếu nại, hãy chấp nhận nó và đăng ký nó, nhớ ghi rõ ngày nhận, tên và chức vụ của người đã nhận nó. Cung cấp cho người khiếu nại một bản sao của chính đơn khiếu nại, được đánh dấu và chấp nhận. Xin lưu ý rằng ngay cả khi bạn không chấp nhận khiếu nại, người khiếu nại có thể chỉ cần gửi nó cho bạn bằng thư bảo đảm kèm theo xác nhận biên nhận. Về nguyên tắc, điều này sẽ đủ để được coi là bạn đã nhận được yêu cầu bồi thường.
Bước 2
Khi soạn thảo câu trả lời cho một lời than phiền, hãy chuẩn bị bằng chứng bằng văn bản sẽ hỗ trợ lập trường của bạn. Đồng thời xây dựng lại thứ tự thời gian của các sự kiện được đề cập trong yêu cầu. Sau đó, phản hồi của bạn đối với đơn khiếu nại có thể được sử dụng tại tòa án để làm bằng chứng cho quan điểm của bạn, vì vậy hãy cố gắng giải quyết vấn đề một cách hòa bình và đề nghị khách hàng một số hình thức bồi thường để đáp lại đơn khiếu nại. Nếu vấn đề không được giải quyết và sẽ được chuyển đến tòa án, thì vị trí của bạn có thể ảnh hưởng tích cực đến quyết định của tòa án. Thông thường, khung thời gian để phản hồi một yêu cầu bồi thường được đặt ra khi kết thúc hợp đồng. Với tư cách là người nhận khiếu nại, bạn có trách nhiệm nhận, xem xét và trả lời bằng văn bản trong khoảng thời gian này.
Bước 3
Để trả lời khiếu nại, hãy chỉ ra tất cả thông tin cần thiết cho tài liệu này, cụ thể là:
viết tên công ty, chi tiết đăng ký, và địa chỉ của người gửi và người nhận đơn khiếu nại.
Bước 4
Nêu bản chất của khiếu nại. Nếu yêu cầu bồi thường được đáp ứng đầy đủ hoặc một phần, thì hãy cho biết số tiền bồi thường, cũng như thời hạn và phương thức bồi thường.
Bước 5
Nếu bạn từ chối đáp ứng khiếu nại, hãy nêu lý do từ chối, tham khảo một số văn bản pháp luật, điều khoản của luật. Đảm bảo bao gồm tất cả các tài liệu kèm theo phản hồi khiếu nại của bạn.
