Thư tín kinh doanh là một thành phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất của bất kỳ tổ chức, xí nghiệp, công ty nào. Giống như bất kỳ thủ tục nào khác, nó được quy định. Các yêu cầu nhất định được đặt ra đối với nội dung và thiết kế của một bức thư chính thức.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước hết, hãy đọc GOST R 6.30-2003, trong đó mô tả chi tiết tất cả các yêu cầu đối với việc thiết kế một bức thư chính thức, kích thước phông chữ và lề được đặt ra.
Bước 2
Viết thư chính thức trên tiêu đề thư của tổ chức của bạn. Nó phải có tên đầy đủ, ngân hàng và các chi tiết pháp lý, số liên lạc, địa chỉ thường xuyên và e-mail.
Bước 3
Ở góc trên bên phải, cho biết họ, tên và tên viết tắt của người nhận, chức vụ của anh ta và tên của tổ chức. Viết địa chỉ bưu điện chi tiết của tổ chức người nhận, nhớ ghi rõ chỉ mục.
Bước 4
Trong trường phía trên bên trái, thường có một vị trí cho số đăng ký gửi đi của bức thư này và ngày đăng ký của nó. Bạn cũng nên viết chủ đề của bức thư ở đó. Nó nên được chỉ ra dưới dạng ngắn gọn, trong một câu. Việc chỉ định chủ đề sẽ giúp người nhận của bạn nhanh chóng xác định được việc thực hiện bức thư và quyết định ai sẽ được giao trách nhiệm chuẩn bị tài liệu và câu trả lời.
Bước 5
Bất kỳ lá thư nào, ngay cả thư chính thức, đều bắt đầu bằng một lời chào. Điều mong muốn là nó chứa đầy đủ tên và tên viết tắt của người nhận địa chỉ. Bắt đầu lời chào của bạn bằng từ "Dear". Tên và tên viết tắt của người nhận, nếu bạn không quen thuộc với anh ta, bạn luôn có thể tìm hiểu trên Internet hoặc bằng cách gọi cho công ty nơi anh ta làm việc. Đừng bỏ qua chuyện vặt vãnh này, vì điều quan trọng đối với bạn là phải thu phục được người đứng tên bạn viết thư ngay từ những câu đầu tiên.
Bước 6
Trong đoạn đầu tiên, trước khi trình bày nội dung chính của bức thư, hãy giới thiệu ngắn gọn - nhắc người nhận thư về hoàn cảnh trước đó, cung cấp số liệu thống kê hoặc thông tin cơ bản khác cần thiết để họ hiểu rõ hơn bản chất của thông điệp của bạn. Đoạn giới thiệu đầu tiên nên bắt đầu bằng các từ: "Đồng thời chúng tôi gửi cho bạn …", "Theo các thỏa thuận đã đạt được …" hoặc "Do thực tế là …", v.v.
