Ngày nay, những lá thư đã trở thành một của hiếm và dĩ vãng. Tuy nhiên, điều này không áp dụng cho thư từ kinh doanh. Một lá thư chính thức là một tài liệu với sự trợ giúp của các mối liên hệ được thiết lập và tất cả các giai đoạn chính của các mối quan hệ kinh doanh được ghi lại. Khả năng viết chính xác thông điệp kinh doanh phản ánh trình độ của đối thủ và toàn bộ công ty.
Nó là cần thiết
- - một mẩu giấy
- - bút hoặc máy tính có máy in
Hướng dẫn
Bước 1
Sử dụng giấy tiêu đề chính thức cho thư kinh doanh của bạn. Bất kể tài liệu được viết dưới dạng điện tử hay bằng tay, nó phải có logo của công ty gửi. Ngoài ra, tiêu đề thư phải bao gồm số điện thoại, số fax, địa chỉ trang web và e-mail và địa chỉ bưu điện của công ty. Đừng quên để lại lề ở các cạnh, điều này cần thiết để cung cấp khả năng lưu trữ trong thư mục lưu trữ: 3 cm ở phía bên trái và 1,5 cm ở bên phải.
Bước 2
Giữ một phong cách trang trọng khi viết thư của bạn. Tài liệu kinh doanh phải rõ ràng. Hãy chắc chắn bao gồm chủ đề trong email của bạn. Không sử dụng biểu tượng cảm xúc trong thư từ kinh doanh. Trong trường hợp tiếp tục thư từ, cần để lại một bức thư dưới dạng một dấu ngoặc kép, trong đó câu trả lời đang được viết. Không nhất thiết phải trích dẫn toàn bộ toàn bộ văn bản, bạn chỉ có thể giới hạn bản thân trong những đoạn mà câu trả lời được tạo thành. Trong trường hợp này, đối phương sẽ dễ dàng nắm bắt được mối liên hệ giữa câu trả lời của bạn và lá thư của anh ấy.
Bước 3
Bắt đầu một bức thư kinh doanh với một địa chỉ lịch sự, ví dụ: "Ivan Petrovich thân mến!" Kháng nghị phải được đặt chính giữa trang. Tên được viết đầy đủ, việc sử dụng tên viết tắt trong trường hợp này là không thể chấp nhận được. Tiếp theo là phần giới thiệu, mục đích của bức thư cần được tóm tắt. Phần nội dung chính của tài liệu là phần tiếp theo, trình bày chi tiết cách giải quyết các vấn đề chính. Phần kết luận là một bản tổng hợp, cũng như một lời kêu gọi gửi đến người nhận với một tuyên bố về những mong đợi của người gửi từ người nhận hoặc với một đề xuất cụ thể để giải quyết vấn đề được xem xét trong thư.
Bước 4
Hãy chính xác nhất có thể trong phần cuối cùng. Không bao giờ đưa ra quyết định cho người nhận của bạn. Tốt hơn hãy bày tỏ hy vọng rằng vấn đề sẽ được giải quyết theo cách tốt nhất theo ý kiến của bạn. Sẽ là phi đạo đức nếu vội vàng sử dụng những từ như "ngay lập tức" và "khẩn cấp". Sử dụng mẫu đúng hơn: "Vui lòng đưa ra câu trả lời trong khoảng thời gian như vậy." Trong một bức thư kinh doanh, chữ ký phải ở dạng trang trọng. Ví dụ: "Trân trọng, Ivan Sergeevich Vasiliev." Cũng bao gồm chức danh, thông tin liên hệ và tên công ty của bạn trong chữ ký của bạn.
