Trong xã hội hiện đại, khi thời gian từng phút được coi trọng, điện thoại đã trở thành hình thức giao tiếp phổ biến nhất của mọi người. Bạn bè và người quen, người thân và bạn bè liên lạc với sự trợ giúp của liên lạc qua điện thoại, các cuộc đàm phán kinh doanh đang được tiến hành. Làm thế nào để nói chuyện trên điện thoại một cách chính xác?
Các quy tắc cơ bản cần tuân thủ khi nói chuyện điện thoại phải giống nhau đối với tất cả nhân viên:
- Trả lời tất cả các cuộc gọi đến.
- Nhấc máy ngay sau cuộc gọi, không bắt khách hàng phải gọi đến cơ sở hàng giờ.
- Khi trả lời cuộc gọi, đừng quên nói lời chào, đặt tên cho tổ chức và giới thiệu bản thân.
- Nếu người gọi không tự giới thiệu bản thân, hãy lịch sự tìm ra tên và từ viết tắt bằng cụm từ: "Tôi có thể liên hệ với bạn bằng cách nào?"
- Bạn cần nói chuyện điện thoại một cách chính xác, cố gắng không cho phép những cụm từ trong cuộc trò chuyện: "Bạn cần gì", "Không có ai", "Tôi không biết gì cả." Điều này làm suy giảm uy tín của cơ sở và gây ra thái độ không rõ ràng đối với người lao động, khiến họ nghi ngờ năng lực chuyên môn của họ.
- Theo dõi cách phát âm, ngữ điệu và tốc độ nói của bạn, đảm bảo rằng người gọi hiểu rõ về bạn.
- Nếu trong cuộc nói chuyện, đường dây điện thoại thứ hai được bật thì bạn cần xin lỗi thuê bao thứ nhất, nhấc máy thu và thông báo cho thuê bao thứ hai rằng bạn đang bận. Nhớ hỏi anh ấy xem liệu anh ấy có mong đợi không hay bạn sẽ gọi lại cho anh ấy sau. Chỉ sau đó tiếp tục cuộc trò chuyện với người đăng ký đầu tiên.
- Nếu người gọi yêu cầu một nhân viên hiện đang vắng mặt, hãy nhớ xin lỗi và nêu rõ thời gian anh ta sẽ có mặt tại nơi làm việc.
- Hãy lắng nghe người đăng ký một cách cẩn thận, cố gắng không ngắt lời hoặc tranh luận với anh ta. Đây là cách tốt nhất để lấy thông tin cần thiết từ người đối thoại.
- Kết thúc cuộc trò chuyện, xin cảm ơn cuộc gọi.
Có sự tinh tế khi thực hiện các cuộc trò chuyện qua điện thoại với bạn bè và gia đình. Đừng quên về các quy tắc của hình thức tốt. Trước cuộc trò chuyện, các nhà tâm lý học khuyên bạn nên đặt ra một hoặc hai câu giới thiệu, và chỉ sau đó tiếp tục cuộc trò chuyện. Hỏi một người bạn nếu anh ta có thời gian rảnh để nói chuyện điện thoại. Theo nghi thức, cuộc trò chuyện nên được dừng lại bởi người đã gọi.
Nếu bạn tuân thủ những nguyên tắc đơn giản này, thì cuộc gọi điện thoại sẽ là một cách tuyệt vời để bạn giao tiếp với nhiều người.
