Tổ chức một hội nghị là một quá trình phải được phân bổ ít nhất ba tháng. Tất nhiên, lịch sử biết nhiều ví dụ về việc chuẩn bị thành công các hội nghị trong vài ngày, nhưng để sự kiện diễn ra theo đúng quy chuẩn, cần ít nhất ba tháng.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước hết, quyết định chủ đề và loại hình của hội nghị, tùy thuộc vào điều này, hội trường sẽ được lựa chọn trong tương lai và chương trình của sự kiện sẽ được hình thành.
Bước 2
Mục tiếp theo là chương trình biểu diễn và mọi thứ kết nối với nó. Quyết định thời gian hội nghị, số lượng người tham gia, số lần nghỉ giải lao, thời gian bắt đầu và kết thúc hội nghị. Phối hợp với người nói về thời gian của họ.
Bước 3
Thuê hội trường dựa trên những gì bạn cần thực hiện. Nó phải đủ rộng rãi và thoải mái để chứa những người tham gia, số lượng đã được chỉ ra ở bước trước. Hội trường cần được trang bị máy chiếu hoặc bảng plasma, cũng như loa hội trường.
Bước 4
Bắt đầu tuyển dụng những người tham gia ít nhất hai tháng rưỡi trước hội nghị. Tạo lời mời bao gồm địa điểm, thời gian và tên của hội nghị, cũng như những gì nó sẽ được dành cho. Cân bằng giữa tính ngắn gọn và khả năng tiếp cận của tài liệu được trình bày. Bắt đầu gọi điện và gửi email, trực tiếp trao lời mời cho những vị khách quan trọng nhất của hội nghị hoặc gửi họ qua đường bưu điện.
Bước 5
Tất cả nhân viên hội nghị phải có huy hiệu ghi họ, tên và chức danh tại hội nghị. Một cách tối ưu, vị trí nên giống nhau - "người tổ chức". Vào ngày diễn ra đại hội, đại hội phải trước một giờ khi bắt đầu đăng ký. Đặt nhân viên ở sảnh của tòa nhà, ở lối ra từ thang máy, v.v. Điều này là cần thiết nếu bạn phải đi nhiều lượt để đến quầy làm thủ tục.
