Thẻ thông tin là một phát minh cũ, nếu không có nó thì thực tế là không thể viết sách hay thực hiện nghiên cứu khoa học ngày nay. Chìa khóa để làm việc sáng tạo hiệu quả là thông tin được tổ chức tốt và có cấu trúc tốt. Với sự ra đời của các phương tiện lưu trữ và xử lý thông tin điện tử, các cơ hội mới đã nảy sinh để biên soạn và duy trì chỉ số thẻ cá nhân, nhưng các nguyên tắc chung về tổ chức thông tin vẫn không thay đổi.
Hướng dẫn
Bước 1
Xác định hình thức lưu trữ thông tin thuận tiện cho bạn. Một đơn vị lưu trữ có thể là một tờ báo hoặc tạp chí, một thẻ đặc biệt, một tờ giấy, một cuốn sổ tay, một tạp chí, một bản tóm tắt, một tập tin văn bản. Việc thực hiện vật lý của tủ đựng hồ sơ có thể khác nhau: một ngăn đựng giấy tờ, một cuốn sổ, một ngăn kéo đựng thẻ, một bộ thư mục điện tử và tập tin.
Bước 2
Một trong những yêu cầu chính đối với thẻ là tính dễ hiểu của văn bản. Ghi chú trên thẻ có thể được lưu giữ dưới dạng chữ viết tay gọn gàng, được đánh máy, đánh máy trên bàn phím máy tính và sau đó được in hoặc lưu thành tệp.
Bước 3
Đối với tủ đựng hồ sơ, được làm dưới dạng thư mục, lưu trữ tài liệu tái bản hoặc cắt, hãy làm một giá đặc biệt hoặc sử dụng một số kệ treo tường. Mỗi thư mục phải chứa các tài liệu về một chủ đề cụ thể và chủ đề phải được ghi rõ ở mặt trước của thư mục và trên gáy của nó. Một tủ hồ sơ như vậy sẽ cung cấp khả năng nhanh chóng tìm thấy thông tin bạn cần.
Bước 4
Nếu bạn có ý định sử dụng thẻ thư viện tiêu chuẩn, hãy làm một hộp đặc biệt phù hợp với thẻ. Khi tài liệu tích lũy và quỹ thông tin tăng lên, bạn có thể cần phải xây dựng một tủ khóa đặc biệt, giống như những tủ đựng danh mục thư viện. Ưu điểm của loại tủ hồ sơ này là dễ sử dụng và dễ tiếp cận thông tin. Điểm bất lợi là số lượng thông tin nhỏ có thể nằm gọn trên thẻ.
Bước 5
Cung cấp cho việc tạo ra một loại tích lũy sơ bộ. Trong trường hợp này, bất kỳ thông tin nào bạn thích sẽ được chuyển đến ổ đĩa mà không cần phân loại sơ bộ. Định kỳ rà soát lại ổ đĩa, xem xét tài liệu và cho vào các thư mục chuyên đề. Nếu thông tin cần được đặt trong các thư mục với các chủ đề khác nhau, hãy tạo một bản sao của nó.
Bước 6
Hãy xem xét một lựa chọn khác để giữ một tủ đựng hồ sơ (không cần tích lũy trước). Trong trường hợp này, các đoạn cắt được dán vào sổ ghi chép ngay sau khi chúng được chọn. Mỗi thẻ nhận được hai số: số của sổ ghi chú và số sê-ri của tin nhắn thông tin trong sổ ghi chú. Song song đó, một phiếu đánh giá đang được hình thành; viết ra số lượng của các thẻ và chủ đề của chúng trong đó. Lưu trữ các tài liệu đã in lớn trong các thư mục riêng biệt và chỉ viết một tin nhắn ngắn và một liên kết đến thư mục tương ứng trong một sổ ghi chép.
Bước 7
Giữ tủ hồ sơ điện tử không tránh khỏi nhiều nhược điểm mà thẻ giấy mắc phải. Công nghệ máy tính giúp nó có thể hình thành cơ sở dữ liệu trên nhiều cơ sở khác nhau và cấu trúc tài liệu theo chủ đề. Điều kiện tiên quyết đối với quỹ thông tin điện tử là việc tạo ra một kho lưu trữ trùng lặp, cần được chuyển sang phương tiện di động. Trong trường hợp này, nguy cơ mất thông tin nếu đĩa cứng của máy tính bị hỏng sẽ giảm xuống.
